تعمل أمانة الشؤون العلمية على تطوير ومتابعة الأداء العلمي بكليات الجامعة ووحداتها العلمية الأخرى من حيث المناهج ووضع الخطط الدراسية ونظم الامتحانات والبحث العلمي . كما تتحمل أمانة الشؤون العلمية مسؤولية الإشراف على أعمال مجلس الأساتذة من إجازة للدرجات العلمية للخريجين ( بكالوريوس ودبلومات ودراسات عليا " دكتوراه وماجستير " ) بجانب عمل لجانه المتخصصة ومتابعة وتنفيذ القرارات التي تصدر عنها ، وحفظ السِّجلاّت الخاصّة بذلك . وكذلك تعمل أمانة الشؤون العلمية على تدريب أعضاء هيئة التدريس ومساعدي التدريس علمياً ، والإشراف على اتفاقيات التبادل الثقافي بين الجامعة والجامعات الأخرى ومؤسسات التعليم العالي والبحث العلمي داخل القطر وخارجه ، والعمل على تنفيذ تلك الاتفاقيات وتنظيم الإجازات البحثية . كما تقوم الأمانة بعملية قبول الطلاب بالجامعة وما يتبع ذلك من إجراءات التحويل من كلية إلى أخرى أو من وإلى الجامعة ، إضافة إلى استخراج الشهادات التي تُمنح لخريجي الجامعة ( بكالوريوس ودبلومات) وحفظ السجلات والإحصاءات الخاصة بذلك وتنظيم حفلات التخريج وتوثيق الشهادات . كما يتبع لأمانة الشؤون العلمية مراكز الدراسة عن بُعد ( خارج السودان) حيث تقوم الشؤون العلمية بالتنسيق والإشراف على القبول والتسجيل بوساطة مشرفين ، كما تقوم بوضع الامتحانات ومتابعتها واستخراج النتيجة النهائية . وتقوم أمانة الشؤون العلمية بوضع التقويم الدراسي الذي تسير عليه العملية الأكاديمية ( في العام الدراسي) كما تقوم بتقويم نتائج الطلاب وإرشادهم علمياً.


نظام الدراسة في الجامعة

تسير الدراسة في الجامعة على نظام السنة الدراسية الكاملة التي تحتوى على فصلين دراسيين مدتهما ثلاثون أسبوعاً في المتوسط ، تتخللهما عطلة لمدة أسبوعين . ويبدأ العام الدراسي في أول أكتوبر وينتهي في منتصف يوليو. ويتم خلال السنة إجراء الاختبارات والعمل الميداني وإعداد البحوث المطلوبة أو التدريب العملي ، إضافة إلى بحث التخرُّج . ولا يتخرج الطالب من كلية القرآن الكريم ، إلا إذا حفظ القرآن الكريم كاملاً مجوداً . ويشترط للتخرج من الكليات الأخرى حفظ خمسة عشر جزءاً من القرآن الكريم مع تجويدها .

أقسام أمانة الشؤون العلمية

تتكون أمانة الشؤون العلمية من الوحدات التالية :
  1. مكتب أمين الشؤون العلمية .
  2. إدراة الشؤون العلمية والثقافية .
  3. إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس .
  4. إدارة الدراسة عن بُعد ( مركز الخارج ) .
  5. إدارة القبول والتسجيل وتتكون من الوحدات التالية :
    1. وحدة القبول ( القبول العام النظامي ، الانتساب ، الوافدون ).
    2. وحدة الشهادات .
    3. مركز المعلومات .
  6. مسجل الشؤون العلمية.